A Importância do Manual do Funcionário


A maioria dos empregadores corporativos tem um manual do funcionário, mas muitos não percebem como ele é importante para sua empresa. Por outro lado, as pequenas empresas muitas vezes não têm um manual da empresa quando definitivamente deveriam ter um.

O manual do empregador pode ser um grande recurso no caso de qualquer disputa que surja entre os funcionários e a gerência.

Além de delinear políticas sobre tópicos como intervalos, código de vestimenta e benefícios, o livro também deve fornecer informações sobre aspectos como segurança no local de trabalho e prevenção de assédio. Os funcionários precisam saber em que estão se metendo quando começam um novo emprego – portanto, ter um manual do funcionário abrangente pode ajudá-los a entender o que se espera deles no trabalho.

Ao contratar alguém novo ou ao transferir de um cargo para outro dentro de sua empresa, é sempre uma prática recomendada oferecer uma cópia do manual do funcionário antes de revisar qualquer outra papelada com o funcionário. Este é um bom momento para revisar o manual com eles e responder a quaisquer perguntas que possam ter sobre as políticas nele descritas.

Qualquer pessoa que trabalhe para sua empresa já deve ter uma cópia do manual.

O que é um manual do funcionário?

Um manual do funcionário é um conjunto de diretrizes e políticas que regem a gestão e conduta dos funcionários e da gestão dentro de uma empresa. Por exemplo, o manual geralmente apresenta as expectativas e os valores da organização e informações sobre como se vestir ou o que fazer em emergências.

Ele também detalha os procedimentos disciplinares para funcionários que desobedecem às políticas, incluindo advertências, demissões e processos criminais. Mas, mais comumente, são os gerentes, executivos e advogados que escrevem o manual.

Por que um manual do funcionário é importante em um ambiente de negócios

Um Manual do Funcionário é importante em um ambiente de negócios. Ele fornece aos funcionários as diretrizes e políticas que regem seu emprego. O manual geralmente estabelece expectativas, como como se vestir ou o que fazer em emergências.

Também inclui procedimentos disciplinares para funcionários que desobedecem às políticas, incluindo advertências, demissões e processos criminais. Isso ajuda a todos a entender o que se espera deles. Também torna mais fácil demitir (e contratar também!) Pessoas ao definir claramente as regras. Novamente, isso reduz a responsabilidade de uma organização.

Como um Manual do Funcionário afeta uma organização?

Um Manual do Funcionário permite que as empresas se comuniquem com seus funcionários. Ajuda a empresa a se proteger de responsabilidades legais, esclarecendo como a empresa ou negócio deseja que seu pessoal se comporte em determinados cenários. Além disso, um manual pode fornecer um ponto de referência para os gerentes sobre os procedimentos disciplinares, ao mesmo tempo que mantém a consistência em toda a organização.

Por exemplo, pode ajudar os gerentes a decidir se devem avisar um funcionário antes de discipliná-lo ou se ele deve ser demitido imediatamente. Também ajuda os funcionários a saber o que se espera deles e como seu comportamento afeta o local de trabalho. Além das informações de procedimento, o manual pode ajudar no engajamento, motivação e prevenção de burnout, mesmo nas indústrias mais difíceis.

O que um Manual do Funcionário deve incluir

Um Manual do Funcionário deve incluir:

  • O que a empresa espera do funcionário em termos de código de vestimenta e conduta

Um manual do funcionário deve incluir o que a empresa espera do funcionário em relação ao código de vestimenta e conduta. Ele define as expectativas para os funcionários. Se uma empresa não estabelece expectativas, pode surgir confusão. A confusão pode acontecer quando um funcionário começa a fazer perguntas sobre o que é permitido ou proibido no local de trabalho.

Um manual mantém as informações claras e concisas, fornecendo um ponto de referência para os gerentes sobre os procedimentos disciplinares.

O manual ajuda a manter a consistência em toda a organização. Também esclarece aos funcionários o que se espera deles e como seu comportamento é monitorado no local de trabalho.

  • Como lidar com emergências ou procedimentos disciplinares quando um funcionário não está seguindo as regras descritas em seu manual

Os funcionários agora saberão o que é uma emergência, como devem relatá-la e quem podem e devem contatar em caso de emergência. O manual também deve conter informações sobre como os procedimentos disciplinares são tratados.

  • Se os trabalhadores podem ou não trabalhar em casa

O manual do funcionário pode ajudar a evitar mal-entendidos na maioria das questões da empresa ou de negócios.

O manual responderá a perguntas sobre se os trabalhadores podem ou não trabalhar ou manter-se quando forem para casa. Por exemplo, se uma equipe específica não permite trabalhar em casa – ou levar equipamentos para casa – isso deve ser anotado no manual.

A empresa também pode especificar se há necessidade de viagem de um funcionário. Também vale a pena informar se há alguma restrição às atividades relacionadas ao trabalho fora do horário de expediente. Essas perguntas são muito pertinentes em muitos setores.

  • Qual tecnologia é proibida no local de trabalho

Definir que tecnologia é permitida ou não permitida no trabalho pode ajudar a garantir que os funcionários cumpram a política da empresa. Também pode ajudar a demonstrar que os empregadores são razoáveis. Além disso, este parágrafo pode fazer com que o funcionário sinta que ainda terá alguma liberdade fora do horário de trabalho.

  • Política de licença médica e férias pagas

O funcionário deve conhecer as políticas do empregador no que diz respeito a licença médica e férias remuneradas.

Conhecer e compreender a política pode ajudar os funcionários a se sentirem mais confiantes em seu ambiente de trabalho se souberem que o empregador considera outros aspectos fora de seu horário de trabalho.

O manual também pode fornecer informações gerais sobre o que não é permitido no local de trabalho – incluindo mídias sociais ou outras tarefas não relacionadas ao trabalho fora do horário de expediente.

Os funcionários precisam saber com quem podem entrar em contato quando há um problema com o local de trabalho.

Se um funcionário ou gerência inferior não souber com quem falar ou como registrar uma reclamação, isso pode afetar seu desempenho no trabalho e moral. Portanto, o manual deve incluir um processo passo a passo de cenários do que fazer quando. Com essas explicações prontas e escritas com clareza, os funcionários podem se sentir confiantes sabendo que alguém ouve suas preocupações e, em última análise, trata delas.

Além de registrar uma reclamação, seu manual deve indicar como fornecer feedback aos funcionários e onde.

Os funcionários devem conhecer o código de conduta da empresa e quais são as consequências se o violarem. Além disso, um código de conduta pode ajudar um funcionário a sentir que o empregador é sensato ao estabelecer padrões de tratamento e profissionalismo.

  • Anti-assédio e anti-retaliação

Um dos aspectos cruciais de um manual do funcionário é incluir informações sobre anti-assédio e anti-retaliação.

Todos os funcionários devem saber que estão livres de assédio ou retaliação no que diz respeito ao seu ambiente de trabalho. Essas informações fazem com que as pessoas se sintam mais confiantes em seu local de trabalho e, por sua vez, as tornam mais produtivas em suas tarefas. Um funcionário também sentirá que não precisa se preocupar com nada no que diz respeito à segurança de seu emprego, porque os empregadores consideram essas coisas em um manual do funcionário.

  • Quais benefícios sua organização oferece, como seguro saúde ou acordos de trabalho alternativos

Ter informações sobre seguro saúde, planos de poupança e situações alternativas de trabalho pode ser importante porque um funcionário pode tomar uma decisão subjetivamente errada no que diz respeito à sua situação de trabalho.

Por exemplo, eles podem decidir não aceitar uma promoção ou aceitar uma oferta de emprego porque foram desqualificados para o benefício que a empresa oferece. Portanto, é benéfico ter essas informações no manual para que os funcionários não tenham que fazer perguntas sobre essas questões, causando estresse extra sobre esses tipos de decisões.

Todas as perguntas estão lá no Manual do Funcionário, onde deveriam estar.

  • Quaisquer isenções de responsabilidade adicionais

Ao redigir um manual do funcionário, é importante incluir quaisquer isenções de responsabilidade que você considere necessárias. Por exemplo, algumas organizações podem optar por incluir uma isenção de responsabilidade sobre seu compromisso com o meio ambiente. Outros podem ter uma isenção de responsabilidade sobre certas situações.

O mais benéfico no Manual do Funcionário é uma declaração dos valores da empresa e um reconhecimento ou afirmação sobre seu compromisso em tratar as pessoas com honestidade e respeito. Algumas empresas podem desejar dar exemplos de como seguir o conjunto de valores da empresa.

Praticamente tudo o que se encaixa nos valores da sua empresa pode ser listado no Manual do Funcionário.

Como tornar seu Manual do Funcionário fácil de ler e entender

É necessário incluir explicações fáceis de ler e compreender para que o manual do funcionário não seja difícil de seguir.

Se o seu Manual do Funcionário for muito difícil de ler – ou muito longo – as pessoas não irão lê-lo ou irão apenas folhear as informações e podem perder alguns detalhes importantes.

Você também pode categorizar algumas de suas regras em diferentes seções, de forma que as pessoas só precisem olhar para partes específicas do manual em vez de ler o conteúdo inteiro.

Também é importante certificar-se de que não agride os olhos. Você pode usar marcadores, títulos, subtítulos e imagens para tornar o manual do funcionário mais fácil de ler. Qualquer parte do manual que ajude com problemas de legibilidade ajudará seu pessoal a compreender as regras com mais eficiência.

Você deseja que seus funcionários possam seguir as políticas da sua organização da maneira mais fácil possível, e você pode dar exemplos em seu manual.

O que fazer se alguém violar as regras do manual

Quando alguém viola as regras do manual, a administração deve repreender de alguma forma. Se possível, tente ajudar o funcionário a entender por que ele estava errado e o que deveria fazer. Alguns exemplos já devem estar em seu manual como ilustração do que você espera dos comportamentos.

Quando um líder ou gerente pode explicar o que deu errado e como corrigir o comportamento, esse procedimento é útil tanto para a gerência quanto para o funcionário. Mostra que você está disposto a trabalhar com eles para se aprimorarem no futuro. Também pode ser útil oferecer uma ação alternativa para que isso não aconteça novamente no futuro.

Finalmente, o Manual do Funcionário é um documento vivo

Conforme sua empresa cresce e muda, é importante certificar-se de que você está atualizando o manual do funcionário de acordo. Isso inclui:

  • Adicionando novos serviços ou produtos.
  • Destacando valores específicos da empresa que não foram mencionados antes.
  • Mudança de benefícios associados a funcionários em potencial que ingressam na organização.

Digitalizar o manual também é uma boa ideia. A digitalização facilitará a leitura pelos funcionários. Você também pode ter uma cópia digital para novos funcionários, para verificar se leram as informações no Manual do funcionário como parte do processo de integração. Este processo evitará muitas perguntas e problemas no futuro.

Conclusão

Esperamos que este artigo tenha fornecido algumas dicas úteis sobre a importância de se ter um Manual do Funcionário. Um manual do funcionário pode ajudar sua empresa a esclarecer as políticas para os funcionários. Responda a quaisquer perguntas que seus funcionários possam ter sobre seu ambiente de trabalho ou tarefas diárias. Um Manual do Funcionário economiza muito tempo e evita muitas incertezas de ambos os lados – é uma ótima coisa para ter como base em seu negócio.

Crédito da imagem: cedido pelo autor; ônibus ondulado único; freepik; obrigada!


Source: ReadWrite by readwrite.com.

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